Cu cine intercaționează pentru prima dată oamenii atunci când doresc să devină clienții unei clinici? Fie că telefonează, fie că se prezintă direct la clinică, clienții sunt întâmpinați de echipa de la recepție. De la gestionarea apelurilor telefonice și până la programarea următoarelor consultații ale pacienților, sarcinile realizate de personalul de la recepție sunt vitale pentru succesul unui cabinet dentar.

Multe persoane tind, în mod eronat, să minimizeze importanța celor care se ocupă de recepție. În realitate, echipa care ocupă aceast rol are o importanță fundamentală, întrucât determină, într-o proporție semnificativă, dacă afacerea va avea succes sau va eșua.

Iată trei motive pentru care angajații de la recepție contribuie la succesul clinii stomatologice:

  • Sunt prima linie de contact:

Când cineva sună la clinica dumneavoastră, primele voci pe care le aud sunt ale recepționerilor. Abordarea, tonul vocii sau promptitudinea sunt elemente care fie aduc un client în pragul ușii, fie îl trimit la un cabinet concurent.

Spre exemplu, dacă cineva telefonează la cabinetul dumneavoastră pentru a cere detalii despre o anumită procedură, membrii echipei trebuie să se asigure că oferă un răspuns rapid și satisfăcător. În caz contrar, lipsa de amabilitate, nesiguranța sau inexactitatea informațiilor îi vor semnala clientului să nu apeleze la serviciile oferite de clinică.

 

  • Au un rol în îngrijirea pacientului:

Dincolo de stabilirea programărilor, personalul de la recepție se preocupă și de starea de bine a clienților. Pentru că ei sunt primii oameni cu care clienții interacționează, angajaților de la recepție le revine, printre altele, și misiunea de a menține relaxarea pacienților.

În acest sens, alocați timp pentru a instrui colectivul de la recepție cum să interacționeze corect cu clienții și cum să le asigure acestora confortul, din momentul în care au pășit în clinică și până la ieșire. De asemenea, învățați-vă echipa cum să răspundă pacienților în diferite scenarii. 

De exemplu, dacă se observă că un pacient prezintă semne de anxietate sau fobie, stabiliți o procedură prin care să îl faceți pe respectivul pacient să se simtă mai în largul său. 

 

  • Vă mențin biroul organizat și funcțional

Echipa de recepție cuprinde adesea câteva roluri diferite, cum ar fi recepționer, coordonator de recepție și chiar asistent de birou. Toate aceste roluri conlucrează pentru a vă menține cabinetul funcțional la mai multe niveluri.

În afară de primirea pacienților, personalul de la recepție contribuie și la organizarea materialelor și a sălilor. Astfel, întâlnirea dintre pacient și medicul stomatolog va decurge fără probleme.

 

Dacă personalul de la recepție se ocupă deja de sarcinile detaliate mai sus, puteți fi siguri că aveți o echipă capabilă, care cotribuie la eficiența operațiunilor de zi cu zi. 

 

Surse:

https://www.dentistrytoday.com/news/todays-dental-news/item/8611-dental-success-begins-at-the-front-desk

 

Notă: Imaginea este cu titlu strict sugestiv și nu este corelată cu conținutul articolului.

Informațiile prezentate în articolele de pe www.dentnow.net au strict caracter informativ și nu au titlu de aplicabilitate legislativă actualizată.